Home | News Archives

Solusi untuk Meningkatkan Daya Saing

Di dalam organisasi atau perusahaan yang memiliki dan mengumpulkan banyak data dan informasi, biasanya para karyawan menghabiskan waktu hanya untuk mencari dan mengatur informasi tersebut agar sesuai dengan kebutuhannya. Semakin banyak dan besar informasi tersebut, semakin kompleks masalah yang timbul. Karyawan juga sering kali mengalami kesulitan dalam berkolaborasi dengan karyawan lainnya dalam pengerjaan dokumen, mengontrol siapa saja yang dapat mengakses dokumen, dan menerbitkan dokumen ke seluruh organisasi.

Sebuah solusi bagi permasalahan di atas ditawarkan oleh Microsoft melalui produk Microsoft SharePoint. Produk ini terbagi menjadi dua jenis produk, yaitu yang SharePoint Team Services dan SharePoint Portal Server. Sesuai dengan namanya, SharePoint Team Services diperuntukkan bagi sebuah tim kecil atau gabungan dari beberapa grup kecil yang ingin mengatur aktivitas secara efektif dengan menggunakan teknologi web. Sedangkan SharePoint Portal Server diperuntukkan bagi grup yang besar atau perusahaan yang memiliki masalah pengaturan informasi yang lebih kompleks. SharePoint Portal Server juga dapat berisikan gabungan beberapa website yang dihasilkan oleh SharePoint Team Services. SharePoint Team Services sudah termasuk di dalam Office XP Proffesional Edition, sedangkan SharePoint Portal Server merupakan produk server tersendiri. Berikutnya, kita hanya akan membicarakan SharePoint Portal Server (SPS).

Untuk membuat, mengatur, dan membagi isi yang ada di dalam SPS dapat dilakukan dengan tools yang biasa kita gunakan setiap hari, yaitu Windows Explorer, Ms-Office, dan Web Browser. Ketika dilakukan penginstalan SPS, maka kita akan membuat workspace dan dashboard site. Workspace adalah kumpulan dari folder, manajemen tools, kategori, dan informasi yang telah diindeks. Seorang user dapat membuat, me-review, dan meletakkan dokumen di workspace. Workspace dapat diakses melalui Windows Explorer (berupa bagian dari network place), aplikasi Office, atau melalui browser (berupa dashboard site). Dashboard site adalah website yang dibuat dengan menggunakan teknologi Microsoft Digital Dashboard dalam mengatur dan menampilkan informasi. Dengan dashboard site, user dapat mencari dan membagi informasi/dokumen tanpa harus tahu tempat dan format dokumen tersebut.

Jika kita membaca data di atas, mungkin yang terbayang adalah hal yang sulit untuk mengimplementasikan SPS. Sebenarnya hal tersebut tidak benar. Setelah melakukan penginstalan SPS dan membuat workspace dan dashboard site (hanya dengan menekan beberapa kali tombol `next`), sebuah website yang tertata baik telah dibuat. Sebagai user atau administrator sistem, yang perlu dilakukan hanyalah mulai memasukkan data/informasi yang diinginkan. Semua fungsi yang ada di sebuah portal, seperti fungsi search, newsgroup, subscribe content, categories, announcement, document library, discussion, file library, telah disediakan dan dibuat oleh SPS secara otomatis sehingga user tidak perlu lagi memikirkan dari segi pemrogramannya.

User dapat melakukan searching berdasarkan keyword, atau dapat melakukan browse dokumen berdasarkan topik atau lokasi dokumen. Dengan hanya menggunakan browser, anggota tim bisa membuat kontak dan daftar tugas, kalender event, perpustakaan untuk membuat dokumen, dan melakukan survei. Tim juga bisa memiliki newsgroup diskusi dan diberitahu jika ada perubahan pada situs tersebut.

SPS juga dapat melakukan pencarian data diluar dari SPS workspace, seperti pada website, file systems, exchange server, dan database Lotus Notes. SPS juga menawarkan apa yang disebut subscriptions yang akan memberikan notifikasi perubahan yang terjadi terhadap file, folder, categories ataupun search queries yang telah disubcribe oleh user. Pemberitahuan ini dapat dilihat di dashboard site atau akan dikirim lewat e-mail.

Dari segi keamanan, SPS menggunakan sistem keamanan yang ada pada sistem operasi Windows. Di dalam SPS, dikenal 3 macam kategori user : reader (hanya dapat mencari data dan membacanya, tetapi tidak berhak untuk melakukan perubahan), author (pembuat dokumen, berhak untuk melakukan perubahan terhadap dokumen), dan coordinator (tingkat tertinggi, berhak untuk menetapkan aturan keamanan, menyetujui apakah dokumen dapat dimasukkan ke SPS, dan mengatur informasi yang ada di workspace).

Teknologi terbaru yang ada di Ms-Office XP juga didukung oleh SPS, seperti check-in check-out (teknologi dalam pengaturan dokumen yang akan membuat hanya ada satu user yang dapat melakukan perubahan terhadap dokumen tersebut pada saat itu, sehingga dapat dihindari terjadinya inkonsistensi data), Smart Tags (teknologi yang menghubungkan antara aplikasi Office XP dengan fungsi search dan categories yang ada di SPS). Selain itu, dari Office XP juga dapat membuat personal dashboard yang dikustomasi sesuai dengan keinginan user.

Untuk dapat mengimplementasikan SPS, spesifikasi sistem yang dibutuhkan : Windows 2000 Server atau Windows 2000 Advanced Server dengan Service Pack 1, Prosesor P-3 600 Mhz+, Ram 256 Mb. Sedangkan spesifikasi untuk client : Windows 2000, Windows 98, Windows NT; Office 2000, Prosesor P2 300 Mhz, Ram 64 Mb. Untuk web browser: Netscape Navigator 4.xx ke atas dan Ms Internet Explorer 4 ke atas.

©2000 InfoPerpus. Any request? Please send to: librarian@infoperpus.8m.com