Home | Artikel Lainnya

Strategi ITB Membangun Jaringan Digital Library Tugas Akhir, Tesis, dan Disertasi On Line

Hal diatas tentu berdampak pada meningkatnya demand terhadap informasi untuk membantu meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Saat ini investor asing sudah mulai memasuki dunia cyber di Indonesia dengan membangun situs-situs yang menyediakan informasi tentang berita-berita politik, ekonomi, gaya hidup, dan sebagainya seperti DetikCom (www.detik.com), SatuNet (www.satunet.com), dan yang terakhir Astaga (www.astaga.com).

Bidang informasi yang tidak dapat disediakan oleh kebanyakan investor ini adalah informasi hasil riset yang dilakukan oleh bangsa Indonesia. Informasi ini adanya di lingkungan perguruan tinggi dan lembaga-lembaga riset. Banyak pihak yang membutuhkannya baik dari dalam negeri sendiri maupun dari luar negeri, misal dari sektor pendidikan, riset, bisnis, dan industri.

Oleh karena itu, kini adalah saat yang paling tepat untuk mulai membangun sistem informasi yang dapat menyediakan hasil-hasil riset yang didokumentasikan dalam Tugas Akhir, Thesis, dan Disertasi serta Laporan-laporan Penelitian lainnya secara online di Internet lengkap dengan full teks-nya. Keberhasilan upaya ini sangat tergantung dari keseriusan dan kesadaran institusi perguruan tinggi dalam mendorong para calon lulusannya agar mempublikasikan tesis mereka dalam NDLTD.

Koordinasi dengan berbagai pihak perlu dilakukan secara baik dengan strategi yang tepat. Berikut adalah strategi yang diusulkan untuk mencapai tujuan diatas melalui project NDLTD Indonesia.

Mengidentifikasi Teknologi Digital Library yang Sudah Dikembangkan di Internet

Project NDLTD pertama kali dilakukan oleh Virginia Tech pada tahun 1996. Project tersebut mengambil NCSTRL (Networked Computer Science of Technical Report Libraries, 1992) sebagai referensi yang telah sukses membangun jaringan digital library untuk dokumen-dokumen technical report Computer Science di beberapa universitas US. Universitas yang tergabung dalam project NCSTRL ini antara lain Old Dominian University, SUNY Buffalo, University of Virginia, Virginia Tech, Carnegie-Melon, Cornell, MIT, Stanford, dan University California Berkeley.

Dalam sistem NCSTRL, setiap departemen Computer Science harus melakukan aktifitas. Aktifitas yang paling sederhana dilakukan oleh situs "lite", yang tugasnya membuat "repository" berupa FTP server yang berisi file-file laporan dan master bibliografinya (seperti metadata, abstrak, full teks). Server "central" NCSTRL secara periodik mendownload repository tersebut lalu membuat union index dari seluruh data yang dimiliki oleh situs-situs "lite" tersebut serta sistem pencariannya. Sedangkan situs "standard" mengelola repository, index, dan sistem pencarian. Jika seorang pengguna NCSTRL ingin mencari ke seluruh laporan CS, maka server "standard" dan "central" mengolah query ini secara paralel, dan hasil yang sudah digabungkan dan dikelompokkan berdasarkan situs, akan dikirim ke browser pengguna tersebut. Jika ada server yang tidak memberi respon cukup lama, maka query akan dikirim ke server "backup".

Selanjutnya NDLTD dibangun sebagai bagian dari framework open digital library, yang merupakan ekstension dari upaya yang telah dilakukan oleh NCSTRL. Teknologi, aturan, dan hasil-hasil NCSTRL secara langsung diterapkan dalam NDLTD.

Upaya lain yang mengikuti NDLTD ini juga telah dilakukan oleh universitas-universitas di Australia dengan melaksanakan project ADT (Australian Digital Theses) pada tahun 1998. Dalam project ADT, dibangun sistem submission dan mekanisme lainnya secara tersendiri dan berbeda dengan sistem yang dilakukan dalam NDLTD oleh Virginia Tech. Hal ini disebabkan karena mekanisme backend administratif di Australia berbeda dengan di Virginia Tech.

Perbedaan kedua antara NDLTD di VT dengan ADT di Australia ini adalah, bahwa dalam ADT, juga dilakukan proses retrospective yaitu scanning tesis dan disertasi dari hardcopy ke format digital. Proses ini dimungkinkan agar orang lain selain penulis dapat melakukan submission. Hal ini tidak dilakukan dalam VT, karena NDLTD di VT sepenuhnya menerapkan self-submission, yaitu pengiriman oleh penulis sendiri.

Identifikasi teknologi dan sistem NDLTD seperti ini akan dilakukan lebih cermat sebagai bahan masukan bagi perumusan model sistem NDLTD yang akan diterapkan di Indonesia, karena berbeda negara sangat memungkinkan perbedaan sistem administratif dan policy.

Mengidentifikasi Karakteristik Life Cycle, Administrasi dan Kebijakan Tesis di Indonesia

Setelah mempelajari ADT di Australia yang berbeda dengan NDLTD di Virginia Tech, dapat disimpulkan bahwa model sistem yang akan diterapkan dalam NDLTD Indonesia ini harus sesuai dengan karakteristik administratif pengelolaan tesis serta kebijakan-kebijakan setempat yang ada. Karakteristik yang akan diidentifikasi meliputi proses selama mahasiswa menyelesaikan penulisan tesis, mendaftarkan diri untuk sidang akhir, penyerahan dokumen tesis ke jurusan, pengelolaan tesis oleh perpustakaan jurusan atau institusi, dan kebijakan peminjaman atau duplikasi tesis.

Diharapkan setelah mengetahui karakteristik tersebut, dapat dibuat model submission dan kebijakan-kebijakan lainnya yang berhubungan dengan penulis dan institusinya. Aturan yang dihasilkan ini akan menjadi pedoman bagi universitas lain untuk bergabung dalam NDLTD, serta daya tarik bagi penulis untuk secara suka rela ataupun atas anjuran institusinya, mempublikasikan tesisnya melalui NDLTD Indonesia ini.

Mengidentifikasi Karakteristik Infrastruktur Internet Universitas-universitas di Indonesia

Selain karakteristik yang bersifat non-teknis diatas, karakteristik teknis seperti kondisi infrastruktur internet di kebanyakan universitas di Indonesia, juga merupakan hal penting untuk diidentifikasi. Ada universitas yang memiliki koneksi ke internet 24 jam sehari dengan bandwidth yang besar, ada yang bandwidthnya kecil, serta ada pula yang tidak punya koneksi sama sekali. Ini adalah karakteristik yang sangat membedakan Indonesia dengan dua model NDLTD sebelumnya yaitu di Virginia Tech dan Australia. Di negara maju tersebut, rata-rata setiap universitas memiliki jalur ke internet dedicated dengan bandwidth yang cukup besar.

Dampak yang langsung terasa dari perbedaan ini adalah, parallel query ke beberapa server DLTD yang terdistribusi akan sangat sulit dilakukan di Indonesia. Meskipun ada model situs "lite", penyediaan server repository yang akan didownload oleh server "central" belum tentu merupakan solusi yang bagus.

Karakteristik ini akan dipelajari secara serius untuk menghasilkan model sistem NDLTD yang paling cocok dengan kondisi Indonesia. Karakteristik infrastruktur internet di Indonesia, bisa dijadikan sebagai sample bagi negara-negara berkembang lainnya. Hal ini merupakan peluang jika kita sukses mengembangkan di Indonesia, akan dapat dijadikan salah satu model di tingkat Internasional, khususnya bagi pengembangan NDLTD di negara berkembang. Kolaborasi internasional diharapkan nantinya dapat dilakukan.

Mengembangkan Teknologi Baru NDLTD (Centralized-Distributed) berbasis Aplikasi Shareware yang Disesuaikan dengan Kondisi Universitas-universitas di Indonesia

Secara umum, karakteristik infrastruktur internet di kebanyakan universitas di Indonesia sudah dapat dibayangkan. Dengan bandwidth yang rata-rata rendah, direct parallel query sangat sulit dilakukan. Oleh sebab itu, solusi yang sementara sudah dirumuskan adalah, query dilakukan secara lokal di server universitas masing-masing. Artinya, setiap pengguna yang ingin mencari informasi tesis di seluruh universitas, oleh server query-nya akan diproses secara lokal. Untuk itu, dalam server lokal di setiap universitas harus terdapat index dan metadata dari seluruh tesis yang sudah disubmit di seluruh server DLTD yang ada.

Model ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang centralized-distributed. Artinya, terdapat sebuah server "central" yang akan mengumpulkan setiap metadata tesis yang disubmit ke setiap server "regional". Sedangkan server "regional" akan memperoleh metadata dari server "regional" lainnya melalui database metadata yang dimiliki oleh server "central". Sehingga dapat dikatakan, seluruh metadata tesis ada di server "central", dan server "regional" melakukan replikasi ke storage lokalnya. File full-teks-nya sendiri tetap disimpan secara distributed, dimasing-masing server tempat submission dilakukan.

Sistem centralized-distributed ini mirip model sistem DNS, Domain Name Service, dengan beberapa perbedaan. Server "central" merupakan primary dari koleksi lokal dan "secondary" dari seluruh server regional lainnya. Server "regional" merupakan "primary" bagi koleksi lokalnya, serta secondary dari server regional lain yang dipilih. Beda dengan sistem DNS adalah, server regional mendapatkan data secondary tidak langsung dari primarynya, tatapi dari server "central" yang bertindak sebagai pool seluruh metadata.

Merumuskan Aturan dan Mekanisme Submission, Copyright, Royalti, dan Partner Baru
Aturan merupakan fondasi awal yang harus dibentuk. Demikian juga dalam NDLTD Indonesia ini, ada beberapa aturan dan mekanisme yang harus dirumuskan karena melibatkan banyak orang dan institusi. Dengan adanya aturan ini, diharapkan institusi tahu bagaimana harus bersikap terhadap gagasan NDLTD serta penulis tahu keuntungan dan kelebihan jika karyanya dipublikasikan secara online.

Diharapkan melalui sosialisasi ini, civitas akademika ITB khususnya mahasiswa dan dosen pembimbing mengetahui tujuan dan manfaat NDLTD untuk meningkatkan kualitas riset dan pengetahuan para lulusan.

Persiapan dan Submission ETD
Tesis yang sudah disetujui oleh penguji dan pembimbing sidang akhir (defense), perlu dipersiapkan oleh mahasiswa agar menjadi Electronic Theses and Dissertation (ETD) yang siap disubmit ke server DLTD. Kebanyakan tesis ditulis menggunakan Microsoft Word dan untuk mengkonversinya menjadi PDF, diperlukan software Acrobat Distiller Assistant. Software ini akan diadakan secara legal dan disediakan di jurusan, perpustakaan, atau laboratorium sehingga mudah bagi mahasiswa untuk mendapatkannya.

Self submission oleh mahasiswa akan menjadi prioritas utama karena akan sangat menghemat waktu dan biaya oleh petugas DLTD. Disamping itu, dengan cara ini mahasiswa akan belajar bagaimana melakukan publikasi karya mereka di internet dan bagaimana mengambil keuntungan dari upaya ini.

Mahasiswa yang universitasnya sudah memiliki sever DLTD regional, dapat langsung mensubmit tesisnya ke server tersebut. Jika tidak ada, mereka bisa mensubmit ke server DLTD lain yang dia kehendaki.

Disseminasi Menggunakan CD-ROM
Akses langsung ke server DLTD melalui internet seperti browsing dan searching bagi sebagian pihak dirasa mahal dan sulit. Bagi mahasiswa yang berada di daerah yang akses ke internet masih sangat terbatas, solulsi diseminasi secara off-line akan sangat membatu. Untuk itu, versi CD-ROM dari database tesis ini akan dibuat. Biaya produksi CD-ROM yang kini semakin murah merupakan peluang bagi semua pihak untuk tetap dapat memperoleh informasi walaupun tidak memiliki akses ke internet.

Informasi yang diberikan dalam versi CD-ROM dapat ditelusuri menggunakan mekanisme browsing yang persis sama dengan versi webnya. Mahasiswa dapat menelusuri informasi tesis yang sudah diatur berdasarkan subject. Mereka dapat membaca metadata, abstrak, dan beberapa halaman pertama (misal 10 halaman pertama) dari tesis dalam format PDF. Untuk full teks, mereka dapat memesan file atau hardcopy ke lokasi penyimpanan tesis tersebut.

Tujuan dari pembuatan versi CD-ROM ini adalah untuk memperluas disseminasi atau penyebaran informasi tesis yang dikelola dalam NDLTD. Jika terjadi pembajakan atas CD-ROM tersebut, maka hal ini tidak akan menimbulkan kerugian, bahkan sangat membantu penyebarannya. Walau bagaimanapun, seseorang yang membutuhkan full-teksnya masih harus memesan ke lokasi yang menyimpan dan mengelolanya.

Pengelola server regional yang memiliki database metadata tesis dari server-server lainnya, juga berhak untuk mempublikasikannya dalam versi CD-ROM. Semakin banyak pihak yang berupaya menyebarkan dalam versi CD-ROM akan semakin baik, karena semakin banyak orang yang berkesempatan mengakses informasi tesis ini.

Workshop dan Sosialisasi di Tingkat Nasional
Seiring dengan sosialisasi di kalangan civitas akademika ITB, sosialisasi di tingkat nasional juga akan dilakukan baik melalui workshop, artikel-artikel di koran dan majalah nasional, mailing list, dan sebagainya. Tujuan dari sosialisasi tingkat nasional ini adalah, agar semakin banyak universitas dan lulusan yang turut berpartisipasi dalam NDLTD ini.

Dalam sosialisasi tersebut, akan disampaikan langkah-langkah bagi universitas lain untuk membangun server regional dan bergabung dengan NDLTD. Organisasi-organisasi seperti Ikatan Pustakawan Indonesia, Forum Komunikasi Perpustakaan Nasional di beberapa propinsi di Jawa, Kopertis, dan sebagainya merupakan media yang efektif untuk memperluas informasi NDLTD ini.

Universitas dapat bergabung dalam NDLTD dengan beberapa pilihan sesuai dengan kondisi infrastruktur internet yang ada. Mulai dari yang tidak memiliki dedicated link, low bandwidth, sampai yang memiliki bandwidth besar.

Membangun dan Mengoperasikan Server DLTD di Universitas Partner
Untuk mengoperasikan sendiri server DLTD, sebuah universitas harus memenuhi beberapa syarat misalnya SDM yang akan mengoperasikan server, kebijakan universitas yang mendukung program DLTD di lingkungannya, hardware server, serta koneksi ke internet atau untuk keperluan lokal (intranet). Setiap universitas anggota NDLTD wajib melakukan sharing informasi tesis (metadata dan abstrak) dengan membuka link ke server central agar metadata tesis dapat terkumpul di pusat sehingga universitas lain dapat mereplikasinya.

Pengelolaan ETD di setiap universitas menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari universitas tersebut. Dengan tersebarnya informasi tesis berupa metadata ke server central dan regional lain, permintaan full-teks dari luar kemungkinan akan mereka terima dan pelayanannya sepenuhnya tanggung jawab universitas yang bersangkutan. Akan ada mekanisme layanan standard yang dirumuskan bersama dan akan diterapkan di dalam sistem NDLTD, dan setiap universitas wajib menjalankannya.

Kolaborasi dengan NDLTD Internasional (US, AU, dan Unesco)
Agar dapat berkolaborasi dengan NDLTD Internasional lain, dan agar informasi tesis ini dapat diakses oleh orang luar negeri, maka informasi yang ditulis dalam metadata harus diberikan dalam bahasa Inggris, termasuk abstraknya, meskipun full-teksnya dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian, upaya NDLTD Nasional ini dapat kita perkenalkan ke dunia internasional secara lebih mudah.

Jika model yang diterapkan di Indonesia ini sukses dilaksanakan, maka kita dapat memeperkenalkannya ke Unesco sebagai salah satu referensi mereka dalam mengembangkan sistem yang sama untuk membuka kunci informasi riset di seluruh dunia, khususnya untuk negara berkembang.

Peningkatan Yang Diharapkan Terhadap Kondisi Saat Ini
Dengan mengembangan NDLTD, berarti kita telah membuka kunci pintu informasi sumber daya yang sangat penting dari universitas, yaitu Tugas Akhir, Tesis dan Disertasi yang merupakan buah dari pendidikan selama di universitas tersebut. Adanya upaya ini diharapkan akan terjadi beberapa peningkatan kualitas dari praktek yang selama ini dilakukan.

Praktek-praktek Saat Ini
Mahasiswa sering mengalami kesulitan dalam mencari informasi tentang penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya. Mereka harus datang ke perpustakaan jurusan yang menyimpan buku tesis untuk melihat katalog kemudian memfotocopy sebagian atau seluruh isi tesis tersebut. Selain waktu yang terbuang percuma untuk mendatangi perpustakaan-perpustakaan yang diduga menyiman referensi yang mereka butuhkan, juga biaya yang dikeluarkan kadang cukup besar untuk pergi dan menginap dari satu kota ke kota lainnya.

Dengan sulitnya mendapatkan informasi diatas, akibatnya referensi yang sempat mereka baca menjadi sangat kurang. Mereka akhirnya lulus dengan tingkat information literacy (melek informasi) yang rendah. Padahal kemungkinan besar sudah ada penelitian sebelumnya yang mirip dengan yang mereka lakukan yang didalamnya terdapat bahan-bahan dan daftar referensi yang bisa mereka baca dan cari.

Ada beberapa penelitian yang sebenarnya perlu dilanjutkan oleh penelitian setelahnya. Namun karena akses terhadap laporan penelitian dalam bentuk tesis ini relatif sulit, akhirnya penelitian tersebut berakhir dengan tesis yang tersimpan rapi dalam rak perpustakaan. Tidak seorang pun yang tahu dan sempat membacanya.

Model perpustakaan tradisional seperti sekarang ini di hampir seluruh universitas di Indonesia, mengakibatkan mahasiswa hanya tahu dan dapat mengakses informasi sebatas yang disediakan oleh perpustakaan tersebut. Padahal negeri kita luas sekali dengan kekayaan alam yang berlimpah dan berbeda-beda dari daerah satu dengan daerah lainnya. Penelitian yang khusus tentang Indonesia ini sebenarnya banyak dilakukan oleh mahasiswa. Namun, keterbatasan akses dan sistem informasi tradisional, menyebabkan hasil penelitian yang sangat mungkin bermanfaat tersebut tidak dapat dimanfaatkan oleh bangsa Indonesia secara luas.

Selain masyarakat, kalangan bisnis dan industri juga kesulitan untuk mengetahui informasi hasil penelitian yang telah dilakukan oleh perguruan tinggi. Informasi seolah barang yang sangat mahal. Dan semakin mahal, semakin bersemangat orang untuk menyembunyikannya. Hal ini hanya akan memberi keuntungan sesaat bagi pribadi, tetapi merupakan kerugian yang sangat besar bagi bangsa.

Internet merupakan sarana yang paling mudah bagi siapapun untuk mengetahui sudah sejauh mana penelitian tentang sesuatu dikembangkan di suatu daerah. Namun untuk mencari informasi penelitian oleh bangsa Indonesia, khususnya di lingkungan perguruan tinggi, saat ini masih sangat sulit ditemui di internet. Padahal, banyak orang termasuk dari luar negeri yang ingin mengetahui hasil-hasil penelitian kita.

Perbaikan yang Diharapkan
Mahasiswa akan dapat belajar secara lebih mudah dan efisien tentang apa yang sudah pernah diteliti oleh rekan mereka sebelumnya. Waktu untuk mencari dan mendapatkan bahan referensi menjadi lebih cepat, sehingga mereka dapat memfokuskan perhatiannya pada peningkatan kualitas hasil penelitiannya dibandingkan dengan sebelumnya.

Semakin banyak bahan referensi yang mereka baca, semakin banyak informasi yang mereka cerna dan akhirnya mereka lulus dengan tingkat melek informasi yang tinggi. Kemampuan dan pengetahuan ini akan sangat mereka butuhkan dalam karir masa depannya.

Dengan penyebaran informasi penelitian melalui CD-ROM, masyarakat yang jauh dari akses internet maupun universitas juga dapat mengetahui hasil-hasil penelitian dan memilih yang bermanfaat untuk usaha di daerahnya. Dengan demikian, hasil penelitian di perguruan tinggi benar-benar akan bermanfaat bagi bangsa Indonesia. Dan kuncinya adalah terbukanya pintu informasi ini seluas-luasnya.

Penelitian-penelitian yang dilakukan di universitas selanjutnya akan sangat terbantu oleh adanya publikasi hasil penelitian yang siap tersedia online ini. Kalangan bisnis dan Industri akan lebih mudah melihat hasil penelitian di perguruan tinggi, dan mudah bagi mereka untuk memilih dan bekerja sama dengan perguruan tinggi. Keuntungan besar bagi kedua belah pihak bisa diperoleh melalui sistem informasi penelitian yang terbuka ini.

Dengan melihat hasil penelitian di Indonesia, kalangan luar negeri pun akan bisa mencari peluang kerja sama baik dalam bisnis, industri, maupun dalam penelitian bersama. Dalam hal teknologi, tentu mereka merasa cukup dengan informasi yang didapat dari negara maju. Tetapi mengenai bangsa dan alam Indonesia sendiri, seperti budaya, ekonomi, kekayaan darat, laut, hutan, udara, dan sebagainya, tentunya hanya dari sumber aslinya sendiri, yaitu Indonesia, mereka akan mendapatkan informasinya. Sistem informasi yang akan dibangun dalam NDLTD ini, yang tidak hanya berisi tesis dari perguruan tinggi teknik saja, tetapi dari sebanyak mungkin perguruan tinggi di Indonesia dengan ragam bidang penelitian yang seluas mungkin, merupakan showroom bagi mereka yang diharapkan akan memberi manfaat bagi pembangunan bangsa Indonesia.

©2000 InfoPerpus. Any request? Please send to: librarian@infoperpus.8m.com