Ferry Irawan, Castle Group
Pengantar
Adobe Acrobat merupakan salah satu sarana
untuk membangun perpustakaan digital. Kita dapat mengubah semua dokumen yang berbentuk
kertas ke dalam bentuk kumpulan dokumen PDF dengan cepat dan mudah. Selain mengubah
dokumen tercetak ke dalam bentuk elektronik, Adobe Acrobat juga mempunyai sarana
temukembali informasi secara full-text yang disebut katalog.
Untuk membuat sebuah katalog dari kumpulan
dokumen-dokumen PDF yang kita miliki, kita dapat menggunakan Adobe Catalog. Program ini
akan membuat indeks dari kumpulan dokumen-dokumen PDF yang kita miliki secara teks penuh
(fulltext index). Fulltext index adalah database yang berisi semua teks yang terdapat pada
satu atau sekumpulan dokumen. Kita dapat menggunakan indeks ini untuk menemukan kembali
dokumen-dokumen yang kita perlukan.
Pemakai dapat membaca dokumen PDF dengan
menggunakan Adobe Acrobat Reader yang disediakan secara gratis. Acrobat Reader tersedia
untuk versi Windows, Macintosh, OS/2 dan UNIX. Kita juga dapat meng-copy Acrobat Reader ke
dalam CD-ROM dan menyebarkannya secara gratis. Acrobat Reader dapat di-download secara
gratis di web site Adobe (http://www.adobe.com/acrobat).
Versi yang paling baru adalah Acrobat Reader 4.0.
Adobe Acrobat 3.0
Ketika kita meng-install Adobe Acrobat,
kita diberi pilihan untuk meng-install program-program berikut:
- Adobe Exchange
- Adobe Capture and Scan Plug Ins (terintegrasi di dalam Adobe
Exchange)
- Adobe Distiller
- Adobe PDF Writer (terintegrasi ke dalam semua program)
- Adobe Catalog
Adobe Exchange
Berfungsi untuk memodifikasi dokumen pdf, memberi fungsi-fungsi tambahan, misalnya
password dan suara, pada dokumen pdf. Selain itu, Exchange juga dapat digunakan untuk
mengedit teks dan memperbaiki teks hasil scanning.
Perintah Scan dan Capture Pages pada
Acrobat Exchange digunakan untuk membuat dokumen pdf dari dokumen tercetak yang di-scan.
Adobe Capture and Scan Plug Ins (terintegrasi di dalam Adobe Exchange).
Adobe Distiller
Mengubah file PostScript ke dokumen pdf. Acrobat PDFWriter berfungsi sebagai driver
printer yang "mencetak" file pdf dengan perintah Print pada aplikasi standar.
Adobe Catalog
Acrobat Catalog digunakan untuk membuat indeks dari kumpulan dokumen pdf, sehingga koleksi
dokumen pdf tersebut dapat di telusur dengan menggunakan sarana penelusuran pada Acrobat
Exchange atau Acrobat Reader.
Acrobat Reader
Digunakan untuk membaca dokumen pdf. Software reader ini didistribusikan secara gratis.
Langkah-langkah dalam membangun Fulltext
Database dengan Adobe Acrobat
Secara umum, langkah-langkah dalam membuat
fulltext database adalah sebagai berikut:
- Membuat dokumen PDF
- Mengideks dokumen PDF
- Menelusur dan Menampilkan dokumen PDF
Keterangan yang lebih rinci tentang
langkah-langkah di atas dapat dilihat pada manual Adobe Acrobat.
Membuat dokumen PDF
Dokumen tercetak dan elektronik dapat
di-convert ke PDF. Karena dokumen tercetak dan dokumen elektronik memiliki sifat dan
karakteristik yang berbeda, diperlukan pendekatan yang berbeda untuk membuat dokumen PDF
dari masing-masing jenis.
Dokumen tercetak
 Apabila kita memiliki
banyak dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas dan kita ingin mengubah dokumen-dokumen
tersebut dalam bentuk PDF, dibutuhkan sebuah scanner yang telah terinstall. Keuntungannya,
selain kita memiliki salinan dari dokumen-dokumen penting dalam bentuk elektronik, kita
juga dapat mencari dokumen-dokumen tersebut dengan cepat.
Secara umum, proses pembuatan dokumen PDF
untuk dokumen tercetak adalah sebagai berikut:
Dokumen tercetak -> Scan (Acrobat Scan ) -> OCR (Acrobat Capture) -> disimpan
sebagai PDF (Gambar 1).
|
|
Gambar 2. Acrobat Scan pada Acrobat Exchange. |
Gambar 3. Acrobat Capture
pada Acrobat Exchange. |
Dokumen elektronik
Dokumen elektronik yang dihasilkan oleh berbagai aplikasi dapat diubah ke dalam bentuk
PDF.
Setelah kita meng-install Adobe Acrobat,
PDF Writer akan secara otomatis terintegrasi ke dalam semua program yang ada di komputer
kita. Cara yang paling mudah untuk membuat dokumen PDF adalah dengan menggunakan perintah
Print, seperti kita akan mencetak dokumen dengan menggunakan printer. Perbedaannya,
pilihan printernya kita ubah ke Acrobat PDFWriter. Perbedaan lainnya, jika kita mencetak
dokumen melalui printer, kita akan mendapatkan hasil cetakannya pada kertas (hard copy),
maka jika kita menggunakan PDF Writer, kita akan mendapatkan hasilnya dalam bentuk file
(soft copy). Sama seperti hasil cetak di kertas, hasil cetak di file dalam bentuk PDF ini
tidak bisa diubah-ubah lagi jika kita baca dengan menggunakan Reader.
Secara umum, proses pembuatan dokumen PDF
untuk dokumen elektronik adalah sebagai berikut:
Dokumen elektronik (misalnya Word, Excel) -> Print (Acrobat PDF Writer/Acrobat
Distiller) -> Dokumen PDF.
Gambar 4. pilihan untuk mencetak dengan menggunakan PDF Writer
pada aplikasi Microsoft Word. PDF Writer berfungsi sebagai virtual printer.
Mengindeks dokumen PDF
Fungsi terpenting dari sebuah perpustakaan
elektronik adalah kecepatan dalam temu kembali dan penyajian data. Sebuah perpustakaan
elektronik yang handal harus mampu menemukan data yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.
Untuk itu dibutuhkan indeks dari sekumpulan koleksi dokumen. Dalam hal ini, Adobe Acrobat
memiliki alat untuk membuat indeks dari sekumpulan dokumen PDF, yaitu Acrobat Catalog.
Acrobat Catalog digunakan untuk membuat
indeks full text dari kumpulan dokumen pdf. Indeks full text adalah sebuah database dari
semua teks dalam sekumpulan dokumen pdf yang dapat ditelusur. Untuk dapat menelusur indeks
full teks ini digunakan Acrobat Search (plug-in) untuk Acrobat Exchange atau Acrobat
Reader. Acrobat Search ini akan muncul sebagai sebuah perintah dari menu Tools.
Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk
membuat indeks:
- Mempersiapkan dokumen untuk diindeks
Sebelum indeks dibuat, kumpulan dokumen PDF
harus dikumpulkan dalam satu atau beberapa direktori. Ketika indeks dibuat, katalog
membuat file dengan ekstensi *.pdx dan membuat folder indeks yang terdiri dari sembilan
sub-folder. Kumpulan file dan folder yang dihasilkan hasil pengindeksan ini terletak di
dalam direktori yang sama dengan direktori kumpulan dokumen PDF.
- Membuat indeks dokumen
Sebelum
indeks dibuat, pastikan disk space untuk indeks tersedia. Indeks membutuhkan 10% sampai
30% dari jumlah dokumen yang diindeks. Indeks dibuat dengan menggunakan Acrobat Catalog.
- Merawat indeks
Perawatan terhadap indeks diperlukan untuk menjaga agar indeks selalu up-to-date
dengan koleksi dokumen. Indeks seperti ini disebut indeks dinamis, yaitu indeks yang
terus-menerus berubah sejalan dengan bertambahnya jumlah dokumen. Perawatan terhadap
indeks dapat dilakukan secara teratur dan otomatis dengan menggunakan Acrobat Catalog.
Menelusur dan Menampilkan dokumen PDF
Penelusuran terhadap sekumpulan dokumen PDF dapat dilakukan
secara fulltext atau berdasarkan field-field yang telah ditentukan, misalnya judul. Adobe
menyediakan Adobe Acrobat Reader yang berfungsi sebagai sarana penelusuran. Untuk dapat
melakukan penelusuran terhadap indeks dokumen PDF, Acrobat Reader harus memiliki plug-in
Search. Adobe Acrobat Reader dapat di-download secara gratis di website Adobe: www.adobe.com.
Gambar 6. Acrobat Reader yang telah memiliki Search plug-in.
Tombol yang berada dalam lingkaran adalah tombol untuk melakukan penelusuran terhadap
indeks dokumen PDF.
Gambar 7. Penelusuran dimulai dengan menekan tombol Search atau melalui Menu.
Gambar 8. Hasil penelusuran.
Untuk melihat dokumen yang diinginkan, klik
tombol –View.
Gambar 9. Hasil penelusuran ditampilkan dengan highlight pada istilah penelusuran.
Studi Kasus: Perpustakaan Bisnis Castle
Group
Castle Group adalah perusahaan yang
bergerak di bidang konsultasi bisnis dan bisnis informasi. Untuk menunjang kegiatan
bisnisnya, Castle Group memiliki banyak sumber-sumber informasi, yang sebagian besar dalam
bentuk tercetak. Dokumen tercetak ini semakin lama semakin banyak. Selain membutuhkan
banyak tempat untuk penyimpanan, dokumen-dokumen ini sulit untuk ditemukan kembali.
Untuk menghemat tempat dan memudahkan
temukembali informasi yang terdapat di dalam dokumen-dokumen tercetak ini, diusulkan untuk
memulai suatu proyek digitalisasi sumber-sumber informasi yang dianggap paling penting,
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dokumen-dokumen yang akan di-digital-kan
pada tahap pertama ini adalah sebagai berikut:
- Business Report Indocommercial (CIC)
- Indonesian Commercial Newsletter (Data Consult)
- Lembaran Negara (Departemen Kehakiman)
Untuk menjaga keterbaruan data, maka proses
digitalisasi ini hanya diterapkan pada dokumen yang bertahun mulai 1997.
Untuk menghindari pelanggaran hak cipta,
maka penggunaan dokumen-dokumen yang di-digital-kan ini hanya terbatas di
lingkungan perusahaan dan bukan untuk tujuan komersil/diperjualbelikan.
Sampai saat ini jumlah dokumen yang sudah
digitalkan berjumlah kurang lebih 682 Mb, yang terdiri dari 3,110 file. Jumlah ini akan
terus bertambah, sejalan dengan bertambahnya jumlah dokumen yang akan di-gital-kan
pada tahap kedua.
Semua dokumen PDF disimpan di server
sehingga dapat dipakai bersama-sama. Pada setiap pemakai di-install Acrobat Reader dengan
plug-in Search.
Keuntungan yang diperoleh dari Perpustakaan
Digital ini adalah:
- Penghematan tempat.
- Keakuratan dan kemudahan dalam temukembali informasi.
- Pemakaian bersama.
|
