Home | Artikel Lainnya

Mengelola Arsip Perusahaan

1. Melihat elemen-elemen apayang terlibat dalam pengaturan arsip-arsip perusahaan, termasuk tujuan-tujuan dan program-program.
2. Menyoroti masalah-masalah penting berkaitan dengan orang yang bertanggungjawab terhadap arsip perusahaan.
3. Menjelaskan beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari pengaturan arsip yang baik.

Arsip: segala macam informasi terekam, terlepas dari mediumnya.

Arsip perusahaan merupakan bukti kegiatan organisasi, dan kadang-kadang berfungsi sebagai ingatan perusahaan.

Manajemen arsip adalah teknik-teknik khusus untuk mengendalikan sumber-sumber informasi yang berasal dari dalam organisasi sebagai hasil dari kegiatan organisasi tersebut.

Daur hidup arsip: arsip dibuat atau diterima à digunakan oleh organisasi à dihancurkan (jika bersifat sementara) atau disimpan (jika memikili nilai guna jangka panjang). Di tempat penyimpanan akan diputuskan apakah arsip tersebut akan disimpan permanen atau dihancurkan.

Jenis-jenis arsip:

1. Arsip aktif: sering digunakan untuk keperluan bisnis organisasi sehari-hari.
2. Arsip semi-aktif: jarang digunakan untuk keperluan bisnis organisasi. Kadang-kadang arsip seperti ini disimpan di tempat tersendiri: pusat arsip.
3. Arsip: arsip yang disimpan oleh organisasi karena memiliki nilai tetap (permanent value).

Masalah pertama dalam mengatur arsip adalah mengenali adanya kebutuhan untuk mengelola arsip. Salah satu caranya adalah dengan menjelaskan tujuan-tujuan dari manajemen arsip. Ada dua cara untuk melihat tujuan-tujuan tersebut:

1. Perspektif Strategis: dari atas ke bawah:

1. Melakukan analisis yang jelas terhadap semua sumberdaya informasi yang dihasilkan oleh organisasi.
2. Membina hubungan dengan badan pengelola informasi lainnya, terutama perpustakaan, dalam merancang strategi informasi yang sesuai.

1. Perspektif Prosedural: dari bawah ke atas.

1. Untuk mendapatkan dokumentasi yang efektif tentang kebijakan dan transaksi organisasi.
2. Membuat dokumentasi tersebut tersedia bagi siapa saja yang membutuhkannya se-efisien mungkin.

Kegiatannya:

1. Mengawasi proses penciptaan arsip.
2. Arsip-arsip tersebut perlu dirawat dan dibuat agar tersedia secara efektif dan efisien.
3. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi harus dihancurkan.
4. Arsip-arsip yang memiliki nilai permanen atau nilai guna jangka panjang dipilih secara teliti.

Bagaimana menerapkan kebijakan manajemen arsip?

• Pemilihan program-program tertentu berasal dari analisis terhadap tujuan organisasional dan kebutuhan informasi yang merupakan bagian dari strategi informasi.

Program 1: survei arsip

Tinjauan menyeluruh terhadap semua arsip yang dihasilkan oleh organisasi. Sebenarnya merupakan kegiatan inventarisasi (stocktaking) arsip yang akan memberikan gambaran tentang jumlah seluruh arsip yang disimpan oleh organisasi, dimana disimpannya, bagaimana pengaturannya, apa bentuknya, status arsip (draft atau final version, master copy atau duplikat).

Program 2: penilaian

Proses analisis terhadap data hasil survei sehingga memungkinkan kita untuk mengambil keputusan tentang daur hidup sekelompok arsip (record series). Keputusan ini harus disetujui oleh atasan atau yang berwenang dan harus dicatat. Catatan ini disebut Retention schedule.

Program 3: temukembali informasi

Program 4: evaluasi media

Memilih medium tempat penyimpanan arsip.

Masalah-masalah yang berkaitang dengan manajemen arsip:

1. Status arsip dan hubungannya dengan informasi secara umum.

Harus diingat bahwa manajemen informasi merupakan aset organisasi. Model dasar sistem informasi menunjukkan bagaimana kita mulai dengan data yang relevan yang terdapat dalam sumber-sumber tertentu. Sumber-sumber ini bisa berupa arsip. Data ini kemudian diinterpretasikan oleh orang-orang dalam lingkungan tertentu. Sebagai hasilnya kita mendapatkan Informasi.

Hal-hal penting dari model tersebut adalah cakupan sumber data yang terpercaya membutuhkan pertimbangan serius dan lingkungan tempat dilakukannya interpretasi memiliki pengaruh yang kuat dalam proses pengesahan.

2. Informasi sebagai sumberdaya

Para analis biasanya melihat tiga sumberdaya penting dalam organisasi: orang, uang dan premis (milik dan perlengkapan). Sumber-sumber ini sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dan keefektifan organisasi. Sekarang ini informasi merupakan sumberdaya utama yang keempat. Manajemen arsip yang baik harus melindungi sumberdaya keempat ini.

3. Pentingnya mengatur arsip perusahaan sehingga harus dilihat sebagai salah satu elemen dalam strategi informasi perusahaan. Dengan menggunakan strategi, sistem arsip itu sendiri dapat terhubung dengan jelas pada tujuan utama organisasi.

©2000 InfoPerpus. Any request? Please send to: librarian@infoperpus.8m.com